Datenschutz

Werkblau ist eine Organisations-App für jedes Unternehmen. Sie ist nicht auf einen einzelnen Beruf beschränkt. Ein Unternehmen richtet sich selbst ein, Mitarbeitende treten mit dem Firmencode bei. Diese Information gilt für die App, die zugehörigen öffentlichen Informationsseiten und die damit verbundenen Verwaltungsabläufe. Je nach Nutzung bearbeiten wir insbesondere:

• Stammdaten: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Postadresse und E-Mail-Adresse.
• Konto- und Sicherheitsdaten: Passwort-Hash, Kontostatus, Sitzungen, gehashte Installationskennung, Geräte- und Push-Token, verschlüsselter Authenticator-Schlüssel des Administrators, gehashte Wiederherstellungscodes, kurzfristige pseudonymisierte Schutz-Zähler sowie Anmelde- und Sicherheitsereignisse. Zur Abwehr automatisierter Angriffe kann dabei ein keyed Fingerabdruck der anfragenden IP-Adresse verarbeitet werden; der Schutz-Zähler enthält nicht die E-Mail-Adresse oder IP-Adresse im Klartext.
• Arbeitsdaten: Arbeitszeiten, manuell eingegebene Arbeitsorte, Notfalleinsätze, Ferienanträge, Ferienguthaben, Absenzen sowie Genehmigungen und Ablehnungen.
• Geschäftsdaten: Firmenprofil, Kunden- und Kontaktdaten, Artikel und Leistungen, Offerten, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Beträge, MWST-Angaben, Zahlungsstatus, Projekte, Ausgaben und Lager.
• Belegfotos: wenn eine Person ein Foto einer Rechnung oder Quittung aufnimmt, wird das Bild auf dem Server gelesen, um Datum, Betrag, Lieferant und Positionen ins Formular zu übernehmen. Das Bild kann zur Ausgabe gespeichert werden. Die Kamera wird nur für diese Aufnahme verwendet.
• Arbeitsrapporte: gesprochener Text oder ein Belegfoto werden zur Beschreibung des Einsatzes und zu den verwendeten Materialien. Die App ergänzt dabei keine Preise.
• Mahnungen: wenn 31 Tage nach dem Rechnungsdatum keine Zahlung erfasst ist, sendet die App eine E-Mail an die auf der Rechnung hinterlegte Kundenadresse. Darin stehen Kundenname, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und der offene Betrag.
• Kommunikationsdaten: betriebliche Benachrichtigungen, erzeugte Monatsrapporte und Geschäftsdokumente, versandte E-Mails sowie Supportanfragen.
• Administrationsdaten: Rollen, Sperrungen, Löschanträge und notwendige Audit-Protokolle.

Die Angabe einer Absenzart, beispielsweise Krankheit, kann Rückschlüsse auf besonders schützenswerte Personendaten zulassen. Deshalb sollen nur die betrieblich erforderliche Kategorie und Dauer, nicht aber Diagnosen oder unnötige medizinische Einzelheiten erfasst werden.

Die App enthält keine Werbung und keine Werbe- oder Tracking-SDKs. Personendaten werden nicht verkauft und nicht für Werbeprofile verwendet. Die App erfasst keine GPS- oder sonstigen Standortdaten. Ein Arbeitsort wird ausschliesslich von der Person manuell als Text eingetragen. Es wird kein E-Banking-Login gespeichert und kein Geld über die App bewegt.

Entscheidungen über Ferien und Kontosperrungen werden durch berechtigte Personen des jeweiligen Unternehmens getroffen. Es finden keine ausschliesslich automatisierten Entscheidungen und kein Profiling statt.

Wir bearbeiten Personendaten zur Bereitstellung der Unternehmens- und Kontoverwaltung, zur Arbeitszeit- und Ferienverwaltung, zur Bearbeitung von Absenzen und Notfalleinsätzen, zur Erstellung von Rapporten, Belegen und Geschäftsdokumenten, zum Versand einer Mahnung bei ausbleibender Zahlung, zur betrieblichen Kommunikation sowie zur Erfüllung gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten.

Konten, Rollen, Protokolle und technische Sicherheitsdaten werden ausserdem bearbeitet, um unberechtigte Zugriffe zu verhindern, Vorfälle aufzuklären und einen zuverlässigen Betrieb sicherzustellen. Soweit für eine Bearbeitung eine Einwilligung erforderlich ist, wird sie gesondert eingeholt und kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Geräteberechtigungen für Push-Mitteilungen können jederzeit in den Systemeinstellungen entzogen werden.

Innerhalb eines registrierten Unternehmens erhalten nur dessen berechtigte Geschäftsführer und Mitarbeitende entsprechend ihrer Rolle Zugriff. Die Daten verschiedener Unternehmen werden technisch getrennt. Die DG Haustechnik GmbH erhält nur Zugriff, soweit dies für Betrieb, Support, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Für den technischen Betrieb werden folgende Dienste eingesetzt:

• Hetzner Online GmbH: Hosting der Anwendung und Datenbank sowie technische Sicherungen im Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland.
• Hostpoint AG: Versand betrieblicher E-Mails und PDF-Rapporte über das Firmenpostfach.
• Apple Push Notification service (APNs): Zustellung von Push-Mitteilungen an Apple-Geräte, wenn Benachrichtigungen aktiviert sind.
• Firebase Cloud Messaging (FCM): Zustellung von Push-Mitteilungen an Android-Geräte, wenn Benachrichtigungen aktiviert sind.
• Apple App Store und Google Play: Bereitstellung, Installation und Aktualisierung der App. Apple und Google bearbeiten dabei eigene Store-, Konto- und Gerätedaten nach ihren jeweiligen Datenschutzbestimmungen.

Push-Mitteilungen enthalten nur einen knappen betrieblichen Hinweis. Vertrauliche Einzelheiten werden innerhalb der geschützten App angezeigt. Dienstleister erhalten nur die Daten, die für ihre jeweilige Aufgabe erforderlich sind.

Der zentrale Anwendungsbetrieb erfolgt in Deutschland. Hostpoint, Apple und Google können Daten im Europäischen Wirtschaftsraum sowie in weiteren Ländern bearbeiten. Eine Übermittlung in ein anderes Land erfolgt nur, wenn ein angemessener gesetzlicher Datenschutz besteht oder geeignete Garantien eingesetzt werden. Dazu gehören insbesondere anerkannte Standardvertragsklauseln, vertragliche Datenschutz- und Sicherheitsverpflichtungen sowie ergänzende technische und organisatorische Massnahmen. Gesetzliche Ausnahmen werden nur angewendet, wenn ihre Voraussetzungen erfüllt sind.

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie sie für den jeweiligen Zweck, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung und Abwehr von Ansprüchen benötigt werden. Für die App gelten folgende betriebliche Fristen:

• Aktive Konto- und Stammdaten: für die Dauer des Arbeitsverhältnisses beziehungsweise bis zur Kontolöschung, soweit keine der nachfolgenden Aufbewahrungspflichten entgegensteht.
• Arbeitszeitdaten sowie lohnrelevante Ferien- und Absenzangaben: 5 Jahre ab Ende des betroffenen Kalenderjahres.
• Buchführungspflichtige Belege: 10 Jahre ab Ende des betroffenen Geschäftsjahres.
• Daten, die für die Ausstellung, Berichtigung oder den Nachweis eines Arbeitszeugnisses erforderlich sind: bei Bedarf bis 10 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses.
• Von der App versandte E-Mail- und PDF-Duplikate: 90 Tage nach dem Versand.
• Benachrichtigungs- und Pushhistorie: 12 Monate.
• Audit- und Sicherheitsprotokolle: 24 Monate.
• Kurzfristige Anmelde- und Reset-Schutz-Zähler: höchstens 24 Stunden nach der letzten Anfrage.
• Rollierende technische Sicherungen: höchstens 35 Tage; danach werden sie überschrieben.

Nach Ablauf der jeweiligen Frist entfernt der tägliche Bereinigungsprozess die geschützte Identitätszuordnung und die dazugehörigen Arbeitsdetailzeilen. E-Mail-Inhalte und PDF-Anhänge werden nach 90 Tagen redigiert; ein auf einen Fingerabdruck reduzierter Zustellnachweis bleibt höchstens 12 Monate. Daten in einer Sicherung werden nicht für den laufenden Betrieb verwendet. Bei einer ausnahmsweisen Wiederherstellung muss der Betreiber vor Wiederaufnahme des Betriebs die Lösch- und Sperrstände prüfen und erneut anwenden.

Ein Konto kann direkt in der App deaktiviert oder gemäss der öffentlichen Anleitung unter Kontolöschung zur Löschung beantragt werden. Bei der Deaktivierung in der App wird der Zugang sofort gesperrt und aktive Sitzungen sowie Push-Token werden widerrufen beziehungsweise entfernt. Während 30 Tagen bleiben die Daten unverändert erhalten; eine erneute Anmeldung stellt das Konto wieder her. Danach wird das Konto endgültig gelöscht. Deaktiviert ein Inhaber sein Konto, gilt dies für die ganze Firma mit allen Konten und Daten; die Firma ist für den vorherigen Export aufbewahrungspflichtiger Unterlagen verantwortlich.

Wir bearbeiten einen vollständigen und eindeutig zuordenbaren Löschantrag per E-Mail innerhalb von 30 Tagen. Bei der endgültigen Löschung eines Mitarbeiterkontos werden nicht erforderliche Profildaten und frei eingegebene Bemerkungen entfernt; Name und Bestätigungsadresse liegen getrennt verschlüsselt im Aufbewahrungsworkflow. Zwingend aufzubewahrende Unterlagen werden für andere Zwecke gesperrt, zugriffsbeschränkt gespeichert und nach Ablauf der dokumentierten Frist gelöscht oder anonymisiert. Die Bestätigungsadresse wird nach dem Einreihen der Abschluss-E-Mail aus diesem Workflow entfernt.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Zu den Schutzmassnahmen gehören verschlüsselte Verbindungen, rollenbasierte Zugriffe, widerrufbare Sitzungen, sichere Gerätespeicherung für native Anmeldetoken, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, Datensparsamkeit und regelmässige Sicherungen. Zugriffsrechte werden auf die für den Betrieb erforderlichen Personen und Systeme beschränkt.

Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere Auskunft über ihre bearbeiteten Personendaten, die Berichtigung unrichtiger Daten, die Herausgabe oder Übertragung bestimmter Daten sowie die Löschung oder Einschränkung einer Bearbeitung verlangen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und überwiegende schutzwürdige Interessen können einzelne Rechte begrenzen.

Anfragen sind an info@dghaustechnik.ch zu richten. Zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff kann eine angemessene Identitätsprüfung verlangt werden. Betroffene Personen können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

Wir aktualisieren diese Datenschutzinformation, wenn sich die App, die eingesetzten Dienste oder rechtliche Anforderungen wesentlich ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf dieser Seite veröffentlicht.