Hilfe

1. Mitarbeitende sprechen oder fotografieren den Rapport. Die KI erstellt daraus Arbeitszeit und Material.
2. Der Geschäftsführer sieht den Rapport im Bereich «Rapport». Materialpositionen werden mit Preisen aus dem eigenen Leistungskatalog verknüpft.
3. «Zur Rechnung» legt einen Rechnungsentwurf an. Kunde, Positionen und Preise vor dem Versand prüfen.

Die KI kann sich irren. Der Geschäftsführer bleibt für den Inhalt von Rapporten und Rechnungen verantwortlich. Positionen ohne Katalogpreis werden mit CHF 0.00 angezeigt und müssen ergänzt werden.

Im Profil des Geschäftsführers steht der achtstellige Firmencode. Neue Mitarbeitende geben ihn bei der Registrierung ein. Der Geschäftsführer bestätigt jeden Beitritt. Wer ausscheidet, wird gesperrt. Mit «Neuen Code erzeugen» verliert der alte Code sofort seine Gültigkeit.

Unten zwischen Geschäft und E-Mail liegt der Bereich Buchhaltung. Dort sind Journal, Debitoren, Kreditoren, MWST, Gewinnsteuer, AHV/Sozialversicherungen, Löhne, Kunden-Erfolg und der Firmenabschluss. Die App führt die Bücher selbst und ersetzt Abacus im Alltag.

Manuelle Buchungen brauchen eine Belegnummer. Eine Stornierung erzeugt eine Gegenbuchung; das Journal selbst bleibt unveränderbar. Versendete Rechnungen und Zahlungseingänge landen automatisch im Journal. Unter Steuern stehen die ESTV-Ziffern und ein SuisseTax-PDF zum Abschreiben. Löhne rechnen den 13. Monatslohn anteilig und den ALV-Plafond 2026; der Lohnausweis ist ein internes Jahresdokument.

Quellensteuer rechnet den Lohnabzug aus Fixbetrag, Satz oder Bundestarif-Schätzung 2026. Unter Export lädt die Treuhand eine Mappe: Journal-PDF, Saldenliste, MWST, Lohnläufe sowie CSV und JSON zum Weiterverarbeiten. ELM-XML, Quellensteuer-CSV und SuisseTax-Dateien liegen einzeln daneben. Ein gehashtes GeBüV-Jahresarchiv bleibt die dauerhafte Kopie; auf Hetzner liegt zusätzlich eine Monatskopie der Datenbank 10 Jahre.

Werkblau reicht nichts bei ESTV, Swissdec oder dem Kanton ein. Die saubere Aufführung entsteht in der App. Die Einreichung schliesst die Treuhand oder die zuständige Stelle ab.

Im Büro unter «Daten übernehmen» (und in der Buchhaltung unter Treuhand) liest Werkblau CSV- und Excel-Dateien aus Bexio, Abacus/AbaNinja, Banana, Run my Accounts, KLARA, Sage oder jeder anderen Liste ein: Kunden, Lieferanten, Artikel und Leistungen, offene und bezahlte Rechnungen, Kontenplan mit Eröffnungssalden sowie Buchungen.

Werkblau erkennt Spalten wie PLZ, Ort, E-Mail, UID, IBAN, Betrag oder Konto Soll/Haben selbst, bereinigt Telefonnummern, PLZ, IBAN und UID und erkennt bestehende Einträge an Nummer, E-Mail, UID, IBAN oder Name und PLZ. Vor dem Speichern siehst du jede Zeile. Kunden, Lieferanten und Artikel lassen sich rückgängig machen, solange sie nicht weiterverwendet wurden; Buchungen korrigierst du mit Storno.

Oben rechts oder mit Ctrl/Cmd+K öffnet die Firmensuche. Sie durchsucht Kunden, Dokumente, Mitarbeiter, Journal, Projekte, Lieferanten und E-Mails in einem Schritt. Nummer, Name, PLZ oder UID eingeben – der Treffer springt direkt in den richtigen Bereich.

Wer sich mit dem Firmencode anmeldet, bleibt zu, bis der Inhaber den Beitritt zulässt oder ablehnt. Danach kann der Inhaber im Mitarbeiterprofil den Zugriff setzen: Mitarbeiter, Buchhaltung, Personal oder Chef. Ein Buchhalter sieht danach nur die Buchhaltung — keine KI-Rapporte und kein Team. Positionen vergibt der Inhaber über ein Suchfeld. «Hierarchie-PDF» bleibt nur für den Inhaber.

Arbeitszeit, Ferien und Absenzen bleiben im kostenlosen Plan. Rapport und Geschäft beginnen bei Basic (CHF 89.– pro Monat), die Buchhaltung bei Premium (CHF 189.– pro Monat), E-Mail, Bank, Lager und Archiv bei Ultimate (CHF 289.– pro Monat). Alle Preise verstehen sich inklusive 8.1 % MWST. Die Zahlung läuft über werkblau.ch mit Karte, TWINT, Apple Pay oder Google Pay, nicht über den App Store. Jedes Abo lässt sich 7 Tage kostenlos testen; wer in der Testphase kündigt, zahlt nichts. Danach verlängert sich das Abo monatlich automatisch, die Kündigungsfrist beträgt 6 Monate (siehe AGB). Angaben sind Hilfsmittel für die interne Erfassung. Die gesetzlichen Pflichten der Arbeitgeberin bleiben unverändert.